- Responsable del tratamiento
- Alcance y marco legal
- Definiciones
- Principios
- Tratamiento y finalidades
- Datos sensibles y de menores
- Derechos de los titulares
- Autorización
- Área responsable
- Procedimiento para ejercer sus derechos
- Encargados y transferencias
- Seguridad de la información
- Cookies y analítica web
- Vigencia de la política y de las bases de datos
1. Responsable del tratamiento
- Razón social
- AXONA Services & Consulting S.A.S.
- Sigla
- AXONA S.A.S. (en esta política, «AXONA»)
- NIT
- 807.009.145-8
- Domicilio
- Calle 14 # 2-89, Cúcuta 540006, Norte de Santander, Colombia
- Sede de operación y correspondencia
- Carrera 45 # 108A-50, Piso 6, Edificio Bosch, Usaquén, Bogotá D.C. 110111, Colombia
- Correo electrónico
- contacto@axona.org
- Teléfono / WhatsApp
- +57 310 621 9932
- Sitio web
- axona.org y learn.axona.org
2. Alcance y marco legal
Esta política aplica a todos los datos personales que AXONA recolecta, almacena, usa, circula o suprime en desarrollo de su objeto social, por cualquier medio: sitios web, formularios, correo electrónico, WhatsApp, eventos, cursos, contratos y relaciones laborales o comerciales. Es de obligatorio cumplimiento para AXONA, sus colaboradores, contratistas y los encargados que traten datos por cuenta de AXONA.
Se fundamenta en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014 (compilados en el Decreto 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
3. Definiciones
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud, biométricos, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o vida sexual.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento; en esta política, AXONA.
- Encargado: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
- Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
- Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
4. Principios
AXONA aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En consecuencia, solo recolecta los datos necesarios para cada finalidad informada y no los usa para fines distintos sin una nueva autorización.
5. Tratamiento al que se someten los datos y finalidades
AXONA recolecta, almacena, consulta, usa, actualiza, transmite y suprime datos personales, en medios físicos y digitales, para las siguientes finalidades según el grupo de titulares:
| Grupo de titulares | Datos usuales | Finalidades |
|---|---|---|
| Contactos y prospectos (formulario de contacto, WhatsApp, correo, agenda en línea) | Nombre, empresa, cargo, correo, teléfono, país, servicio de interés, mensaje | Atender la solicitud; preparar y enviar propuestas; hacer seguimiento comercial; enviar información sobre servicios relacionados con lo solicitado. |
| Solicitantes de servicios (formularios de levantamiento: CYBER/pentesting, AVALO/ECD y similares) | Datos de contacto del solicitante y datos de la organización y del alcance técnico del servicio | Dimensionar, cotizar, planear y ejecutar el servicio; contactar al solicitante. La información técnica de la organización se trata como confidencial y no se usa para fines distintos. |
| Clientes | Identificación, contacto, datos de facturación y de los responsables del proyecto | Ejecutar el contrato; facturar y cobrar; gestionar la calidad y satisfacción del servicio; cumplir obligaciones legales, contables y tributarias. |
| Participantes de formación (LEARN by AXONA) y eventos | Identificación, contacto, empresa, cargo, asistencia, evaluaciones | Inscribir y gestionar la participación; expedir y permitir verificar certificados; medir satisfacción; informar sobre nuevos programas y eventos. |
| Encuestados (encuestas de satisfacción y necesidades) | Contacto, empresa, respuestas | Analizar resultados; mejorar los servicios; contactar al titular sobre los temas de interés que indique. |
| Proveedores y aliados | Identificación, contacto, datos bancarios y tributarios | Seleccionar, contratar y evaluar; pagar; cumplir obligaciones legales. |
| Aspirantes, colaboradores y contratistas | Identificación, hoja de vida, formación, experiencia, datos de contacto y los exigidos por la ley laboral y de seguridad social | Selección; vinculación y gestión de la relación laboral o contractual; nómina y pagos; seguridad y salud en el trabajo; cumplimiento de obligaciones legales. |
Cuando el titular lo autorice, AXONA también podrá enviarle comunicaciones informativas o comerciales sobre sus servicios. El titular puede retirarse en cualquier momento usando el enlace de cancelación del mensaje o escribiendo a contacto@axona.org.
6. Datos sensibles y datos de niñas, niños y adolescentes
AXONA no solicita datos sensibles en sus formularios comerciales. Cuando deba tratarlos (por ejemplo, datos de salud en la gestión de seguridad y salud en el trabajo de sus colaboradores), informará que el titular no está obligado a suministrarlos, solicitará autorización explícita y los tratará con medidas reforzadas de confidencialidad.
Los servicios de AXONA están dirigidos a organizaciones y profesionales. AXONA no recolecta intencionalmente datos de menores de edad; si llegara a hacerlo, respetará su interés superior y sus derechos fundamentales y contará con la autorización de su representante legal.
7. Derechos de los titulares
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante AXONA.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
8. Autorización
AXONA solicita la autorización del titular de forma previa, expresa e informada, a más tardar en el momento de la recolección: mediante casillas de aceptación en sus formularios web, documentos firmados, correo electrónico o conductas inequívocas del titular. AXONA conserva prueba de la autorización. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como los datos de naturaleza pública o los requeridos por una autoridad en ejercicio de sus funciones.
9. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos
La Dirección de Operaciones de AXONA atiende las consultas, reclamos y solicitudes de los titulares por los siguientes canales:
- Correo electrónico: contacto@axona.org, con el asunto «Datos personales».
- Correspondencia física: Carrera 45 # 108A-50, Piso 6, Edificio Bosch, Bogotá D.C.
- Teléfono / WhatsApp: +57 310 621 9932, para orientación sobre el trámite.
10. Procedimiento para conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos y revocar la autorización
La solicitud puede presentarla el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, acreditando su identidad o calidad. Debe indicar el nombre del titular, la descripción de lo que se pide, la dirección o correo para responder y los documentos que se quieran hacer valer.
Consultas (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012)
Se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible en ese plazo, se informará al interesado el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos de corrección, actualización, supresión o revocatoria (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012)
- Si el reclamo está incompleto, se pedirá al interesado subsanarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si pasan dos (2) meses sin que lo complete, se entenderá que desistió.
- Recibido el reclamo completo, se marcará en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, hasta que se decida.
- El reclamo se resolverá en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.
La supresión o revocatoria no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. El titular solo podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar este trámite ante AXONA (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).
11. Encargados, transmisiones y transferencias
Para operar, AXONA se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento y pueden tener servidores fuera de Colombia: alojamiento web y de formularios, correo electrónico y productividad en la nube, envío de comunicaciones y analítica web. Estos proveedores tratan los datos únicamente por cuenta de AXONA, bajo condiciones contractuales de confidencialidad y seguridad, conforme a los artículos 25 y 26 del Decreto 1377 de 2013.
AXONA no vende ni cede datos personales. Solo los transfiere a otro responsable con autorización del titular o en los casos permitidos por la ley.
12. Seguridad de la información
AXONA protege los datos personales con medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo, en el marco de su sistema de gestión de seguridad de la información: comunicaciones cifradas (HTTPS), almacenamiento de los registros de formularios fuera de las carpetas públicas del sitio, acceso restringido con autenticación, copias de seguridad y registro de eventos. AXONA informará a la Superintendencia de Industria y Comercio las violaciones a los códigos de seguridad que pongan en riesgo la información de los titulares, conforme al literal n del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.
Si usted identifica una vulnerabilidad en nuestros sitios, puede reportarla según lo indicado en security.txt.
13. Cookies y analítica web
El sitio axona.org usa Google Analytics para medir de forma agregada el uso de sus páginas (páginas visitadas, duración, tipo de dispositivo y ubicación aproximada). AXONA no usa esa información para identificar personas. El titular puede bloquear o borrar las cookies desde la configuración de su navegador o instalar el complemento de inhabilitación de Google Analytics.
14. Vigencia de la política y de las bases de datos
Esta política rige desde el 14 de octubre de 2026. Los cambios sustanciales se comunicarán en este sitio antes de su aplicación y, cuando afecten el contenido de la autorización, se solicitará una nueva.
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales aplicables:
- Contactos, prospectos y solicitudes no contratadas: hasta dos (2) años desde la última interacción.
- Encuestas: hasta dos (2) años desde su diligenciamiento.
- Clientes, proveedores y documentación contractual: mientras dure la relación y hasta diez (10) años después, por las obligaciones de conservación de documentos comerciales.
- Participantes de formación: mientras sea necesario para expedir y verificar certificados, hasta diez (10) años.
- Colaboradores y contratistas: por los términos que exija la legislación laboral y de seguridad social.
Cumplidos esos plazos, los datos se suprimen o anonimizan de forma segura.