| Tema | Preparación para inspección de cumplimiento LA/FT/FP |
| Autoridad | Superintendencia de Sociedades de Colombia |
| Señal 1 | Matriz de riesgo actualizada con hechos del último año |
| Señal 2 | Debida diligencia con rastro documental por contraparte |
| Señal 3 | Oficial de cumplimiento con tiempo, acceso y respaldo |
| Señal 4 | Tratamiento del tema en acta de junta directiva |
Los manuales suelen estar bien. Se compran, se adaptan, se aprueban. Lo que se revisa en una visita es otra cosa: si el sistema dejó rastro de haber funcionado.
Estas son las cuatro señales que miramos primero cuando entramos a diagnosticar un SAGRILAFT, en ese orden.
1. La matriz se movió
Una matriz de riesgo con la misma fecha de hace tres años dice una sola cosa: nadie la usa. En un sistema vivo la matriz cambia cuando cambia el negocio —un cliente nuevo en un sector expuesto, una operación en otro país, un canal de pago distinto—.
Una matriz congelada es la evidencia más clara de un control que no opera, y es de las primeras cosas que un funcionario pide.
2. Hay debida diligencia que dijo que no
Si en dos años ningún tercero fue rechazado ni escalado, el proceso no está operando como control: está operando como formalidad. Estadísticamente, con cientos de terceros vinculados, cero escalamientos no ocurre.
Un sistema real deja rastro de decisiones incómodas.
3. La junta se enteró
- Actas donde el tema aparece con nombre propio, no en «proposiciones y varios».
- Reportes del oficial de cumplimiento con periodicidad verificable.
- Decisiones registradas: qué se aprobó, qué se rechazó y por qué.
- Presupuesto asignado, que es la prueba más difícil de fabricar después.
4. La operación lo reconoce
La prueba de fuego no es el manual: es preguntarle a quien vincula proveedores qué hace cuando un tercero no pasa el filtro. Si responde con el procedimiento real, el sistema existe. Si tiene que buscar el documento, existe el documento.
Ninguna de las cuatro se arregla la semana antes de una visita. Y ahora hay fecha: el 31 de mayo de 2027 para el ajuste al nuevo capítulo de la Circular Básica Jurídica.
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Preguntas frecuentes
¿Qué mira primero un inspector en una visita de cumplimiento?
Generalmente la coherencia entre lo que dice el manual y lo que muestran los registros: matriz de riesgo, expedientes de debida diligencia, reportes del oficial de cumplimiento y actas de junta.
¿Basta con tener el manual aprobado?
No. Un manual aprobado sin evidencia de operación es el hallazgo más frecuente. Lo que se evalúa es el funcionamiento del sistema, y eso solo se demuestra con registros fechados.
¿Cada cuánto debe actualizarse la matriz de riesgo LA/FT?
Al menos anualmente y siempre que cambien la operación, las contrapartes, los canales o la jurisdicción. Una matriz idéntica a la del año anterior es una señal de alarma.
¿El oficial de cumplimiento puede tener otras funciones?
Puede, según el tamaño de la organización, pero debe conservar independencia, acceso directo a la alta dirección y tiempo real asignado. Un cargo nominal sin agenda ni presupuesto no sostiene el sistema.
Fuentes primarias
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Evaluador Líder del ONAC desde 2012 y Auditor Líder de Sistemas de Gestión ISO desde 2005 en organismos de certificación acreditados. Ingeniero Industrial, Magíster en Gestión Organizacional y Especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo. Docente de posgrado en especializaciones y maestrías de universidades colombianas. Más de 25 años de experiencia en manufactura y servicios, sector público y privado.
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