| Tema | Hallazgos frecuentes en visitas de cumplimiento |
| Autoridad | Superintendencia de Sociedades de Colombia |
| Hallazgo 1 | Matriz de riesgo sin actualización del último periodo |
| Hallazgo 2 | Debida diligencia sin evidencia documental |
| Hallazgo 3 | Reporte del oficial de cumplimiento sin registro en acta |
| Hallazgo 4 | Capacitación sin asistencia ni evaluación registradas |
No son hallazgos exóticos. Son cuatro cosas, y todas se podían arreglar antes.
1. El manual está aprobado, pero la operación no lo conoce
El documento existe, la junta lo aprobó y quien vincula proveedores nunca lo leyó. En la entrevista se nota en treinta segundos, porque la respuesta empieza con «déjeme buscar el procedimiento».
2. La matriz de riesgos no se ha movido
Misma fecha, mismos factores, mismos puntajes, aunque la empresa haya cambiado de clientes, de países y de canales de pago.
3. Las actas no dicen nada
El tema aparece como un punto de «varios», sin decisión registrada. Cuando la pregunta es «¿qué decidió la junta al respecto?», no hay dónde señalar.
4. La debida diligencia nunca rechazó a nadie
Dos años de operación, cientos de terceros, cero escalamientos. Lo que suele haber detrás es un filtro que se completa después, para armar el expediente.
Por qué no se arreglan comprando otro manual
Ninguna de las cuatro es un problema de conocimiento normativo. Son problemas de operación. Se resuelven al revés: se toma el sistema que ya está escrito y se le pregunta a la operación si lo reconoce. Donde la respuesta sea no, ahí está el trabajo real.
Con la fecha del 31 de mayo de 2027 encima, este es buen momento para hacer ese recorrido sin la presión de una visita. Así lo hacemos desde la línea ETHIC de AXONA.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el hallazgo más común en una visita de cumplimiento?
La matriz de riesgo desactualizada. Es el documento que más rápido delata si el sistema opera o solo existe, porque su fecha y su contenido se contrastan con los hechos del periodo.
¿Qué evidencia se pide sobre la debida diligencia?
El expediente de la contraparte: la consulta realizada, la fecha, quién la hizo, el resultado y la decisión tomada. Sin ese rastro, la debida diligencia no se puede acreditar aunque se haya hecho.
¿Basta con enviar el informe del oficial de cumplimiento a la junta?
No. Debe quedar registrado en el acta que la junta lo conoció y qué decidió. Un correo enviado no prueba que el órgano de gobierno trató el tema.
¿Cómo se acredita la capacitación en cumplimiento?
Con el contenido impartido, la lista de asistencia firmada o registrada y alguna forma de evaluación. La capacitación sin evaluación se considera actividad, no competencia.
Fuentes primarias
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Evaluador Líder del ONAC desde 2012 y Auditor Líder de Sistemas de Gestión ISO desde 2005 en organismos de certificación acreditados. Ingeniero Industrial, Magíster en Gestión Organizacional y Especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo. Docente de posgrado en especializaciones y maestrías de universidades colombianas. Más de 25 años de experiencia en manufactura y servicios, sector público y privado.
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